Den ekstraordinære koronavirussituasjonen krever at frivillige organisasjoner har tilgang til digitale verktøy for å kunne jobbe hjemmefra og gjennomføre nettmøter. Vi har samlet en oversikt over digitale verktøy som kan hjelpe organisasjonen i denne utfordrende tiden.
Disse ressursene (hvorav de fleste er gratis) er tilgjengelig gjennom Techsoup Norge, som er en del av Frivillighet Norge og har som formål å formidle programvaredonasjoner til frivillige organisasjoner. Disse løsningene kan implementeres relativt raskt, med liten eller ingen ekstern IT-support.
Kommunikasjonsløsninger for ansatte som jobber hjemmefra
De fleste organisasjoner har nå skybasert e-post, f.eks. Office 365 og G-mail. Hvis du bruker enten Office 365 Nonprofit eller G Suite til nonprofitorganisasjoner, har dere allerede gode forutsetninger for å jobbe hjemmefra. Begge løsninger har gode kommunikasjons- og samarbeidsfunksjoner som du enkelt kan aktivere:
Office 365-brukere: Microsoft Teams
Microsoft Teams er inkludert i alle Office 365 Business- og Enterprise-lisenser og kan brukes til:
· Samarbeide i dokumenter
· Deling av filer
· Chat med kollegaer eller spesifikke grupper
· Holde møter
· Opprette kanaler til spesifikke arbeidsgrupper - som kan inneholde dokumentlagring, chatfunksjonalitet og delte noter
Hvis du vil vite mere om Teams og hvordan man laster ned og bruker det, har TechSoup Courses et gratis kurs om, hvordan man bruker Microsoft Teams i vårt Digital Skills Center:
· Introduksjon til Microsoft Teams
Microsoft har også nylig offentliggjort et blogginlegg om bruk av Teams i denne utfordrende tiden.
G Suite til nonprofitorganisasjoner
Hvis du allerede bruker Nonprofit G Suite Basic, har Google nettopp annonsert at de gjør Google Hangouts Meet's premium-funksjonalitet gratis tilgjengelig inntil 1. juli. Dette inkluderer muligheten for at være vert for virtuelle møter for opp til 250 personer og live-streaming til opp til 100.000 seere gratis.
Muligheter for ikke-brukere av Office 365 eller G Suite, som kan tas i bruk raskt og enkelt
Zoom er en video- og lydkonferanseplattform, som muliggjør både enkle online møter og gruppemeldinger. Ansatte kan delta i Zoom-møter både fra mobile enheter og bærbare eller stasjonære dataer.
Workplace fra Facebook er en annen mulighet, som er gratis for frivillige organisasjoner. Det ligner på en intern Facebook bare for deg, dine ansatte og frivillige, men det er i en egen applikasjon separat fra din personlige Facebook-konto. Workplace er designet for å hjelpe teams med å kommunisere, dele og treffe beslutninger sammen i et sikkert og privat rom på nett, som er uavhengig av de platformene du bruker til e-post og dokumentlagring.
Slack er et populært kommunikasjonsverktøy som hjelper med å holde din organisasjon samlet, via direkte meldinger og gruppemeldinger gjennom "kanaler", som kan brukes til å sentralisere diskusjoner om spesifikke temaer. En gratis versjon av deres standardplan er tilgjengelig for organisasjoner med færre enn 250 ansatte.
Dokumenthåndtering og samarbeid
Å jobbe hjemmefra innebærer at ansatte også må være i stand til å enkelt dele og redigere dokumenter i realtid, som kan være kritisk for å få prosjekter utført. Hvis du allerede har Office 365 eller Google for frivillige organisasjoner, har disse løsningene innebygd dokumentlagrings- og samarbeidsverktøy som kan aktiveres.
Office 365-brukere
Office 365 leveres med mange muligheter for oppbevaring og deling av sky-dokumenter. Du kan også ta i bruk OneDrive, som er et online mappesystem til fillagring. Dette kan være nyttig, hvis du prøver å sikre at du har adgang til de dokumentene og filene du har bruk for, for å kunne jobbe hjemmefra. TechSoup Courses har et introduksjonskurs til OneDrive, som er gratis for frivillige organisasjoner. Dette er en av de raskeste måtene for å få dokumenter i skyen slik du kan få adgang til dem fra hvor som helst.
For å samarbeide om filer og dokumenter kan du bruke Microsoft Teams (som nevnt ovenfor) eller Microsoft SharePoint. SharePoint krever en smule mer konfigurasjon, men det kan være nyttig, især hvis du vil dele dokumenter med eksterne partnere.
G Suite til nonprofitorganisationer
For G Suite-brukere eller for dem som ikke bruker G Suite, inkluderer det gratis Google til nonprofitorganisasjoner. Google Drive Basic, en businessversjon av Google Drive gir deg muligheten for å sette delings- og adgangstillatelser. Dette kan brukes av enhver organisasjon, også selvom du bruker Office 365 og det er en rask måte å opprette et dokumentlager i skyen.
Box
Box er en annen god mulighet for små organisasjoner (som har bruk for 10 eller færre lisenser), som ønsker at flytte dokumenter raskt opp til skyen. Box er relativt lett å få satt opp, men hvis du har bruk for hjelp finnes det to muligheter:
· Box Coaching Corps er tilgjengelig for å kunne hjelpe små organisasjoner for å kunne opprette Box.
Adgang og tillatelser
For enhver dokumentoppbevarings- og samarbeidsløsning bør du bruke litt tid til å tenke over den adgangen og tillatelsene som du ønsker å gi på de forskjellige mappene, spesielt hvis organisasjonen behandler sensitiv data som omfattes av gjeldende personvernlovgivning.
Yderligere ressourcer
· Se ICTworks 'råd om å avholde en virtuell konferanse.
· Forstå deg på de videokonferanseverktøyene som er tilgengelig for din organisasjon.
· Begynn å tenk utenfor boksen rundt kommunikasjons- og samarbeidsverktøy
· Her er noen viktige tips til å jobbe hjemmefra til din frivillige organisasjon